По результатам общего собрания инициатор оформляет протокол и прикладывает к нему бюллетени собственников. В таких документах зафиксировано решение ОСС и кворум, поэтому они могут пригодиться, например, если начнется спор. Разбираемся, сколько лет надо хранить бюллетени и протокол общего собрания.
Какой срок хранения решений собственников и протокола ОСС
После завершения общего собрания должны остаться не только подлинники протокола и решений собственников, но и копии. Для них установлены разные правила хранения.Оригиналы решений и протокола ОСС надо передать в орган ГЖИ. Он должен хранить документы в течение трех лет, согласно ч. 1.1 ст. 46 ЖК РФ. При необходимости собственники помещений и УО/ТСЖ/ЖСК могут запросить подлинники для ознакомления.
Согласно п. 26 Правил содержания общего имущества в МКД (утв. ПП РФ от 13.08.2006 N 491), оригиналы решений и протокола ОСС входят в состав техдокументации на дом. Она хранится у организации, которая управляет МКД, поэтому можно сделать вывод, что подлинники документов должны существовать в двух экземплярах.
Копии решений и протокола ОСС хранятся в месте, которое собственники определили на общем собрании, согласно ч. 4 ст. 46 ЖК РФ. Обычно это офис организации.
Кроме того, на основании ч. 1 ст. 46 ЖК РФ организация должна опубликовать решения и протокол в ГИС ЖКХ. Это обязательное требование, чтобы каждый собственник помещения мог ознакомиться с документами онлайн.
В Жилищном кодексе срок хранения протокола и решений не установлен. До 2019 года действовал Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В нем не было отдельных положений о хранении документов ОСС, поэтому применялся п. 812: документы по выбору управляющих организаций следовало хранить в течение пяти лет.
Сейчас действует Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236. Согласно п. 546, документы ОСС нужно хранить постоянно. Это необходимо, чтобы в любой момент использовать решения и протокол в качестве доказательств, если начнется судебное разбирательство.
Например, рассмотрим определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 17.12.2024 по делу N 88-31040/2024. Собственник нежилого помещения, которое находится на первом этаже МКД, обустроил входную группу с крыльцом и забором. Один из жильцов решил, что конструкция установлена незаконно, и подал иск о ее демонтаже.
В суде собственник нежилого помещения сообщил, что он получал согласие общего собрания на проведение работ. Но протокол ОСС утрачен в связи с истечением срока хранения, поэтому суд признал доводы ответчика голословными и не подтвержденными.
В Определении Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 01.02.2024 N 88-2316/2024 по делу N 2-1725/2023 ТСЖ уничтожило протокол общего собрания и бюллетени. Поэтому суд указал, что теперь нельзя проверить, был ли на ОСС кворум.
Читайте также: «Куда надо направить решения и протокол после общего собрания»
Обязательно ли хранить бумажные экземпляры, если скан-образы документов есть в ГИС ЖКХ
Несмотря на то что скан-образы решений и протокола загружены в ГИС ЖКХ, бумажные экземпляры все равно надо хранить. Оригиналы документов нужны, чтобы можно было подтвердить подлинность копий, а также восстановить информацию в случае утери или технических сбоев.Например, в деле № 33-10932/2024 управляющая организация попыталась взыскать с собственника помещения долг по оплате ЖКУ. В суде УО ссылалась на протокол общего собрания, на котором участники утвердили договор управления и размер платы.
Управляющая организация предоставила незаверенные копии протокола ОСС, договора управления и сметы, но в них не указана дата и они не подписаны со стороны собственников. Потребитель, в свою очередь, настаивал, что собрание на самом деле не проводилось, а копии документов недостоверны.
Суд затребовал у управляющей организации оригиналы протокола ОСС, договора управления и сметы с подписью собственников. УО заявила, что подлинники переданы в орган ГЖИ, но инспекция не подтвердила эту информацию.
В итоге суд сделал вывод, что управляющая организация не предоставила надлежащим образом заверенные копии протокола ОСС, договора управления и сметы. А размещение протокола и обезличенного договора управления в системе ГИС ЖКХ само по себе не является доказательством того, что оригиналы этих документов существуют.
У вас есть вопрос о проведении общих собраний или других аспектах управления МКД? Оставьте заявку на консультацию, и мы поможем решить вашу проблему.
Оставить комментарий