Как правильно оформить протокол ОСС

Любое решение общего собрания нужно оформить в виде итогового протокола. Чтобы его не признали недействительным, документ надо составить по определенным правилам. 

Рассказываем, как правильно оформить протокол, чтобы решение ОСС осталось в силе, а также делимся образом.

Приложения к протоколу 

У каждого протокола ОСС должны быть приложения. Без них документ могут признать недействительным, даже если он оформлен правильно. Разные виды приложений должны подтвердить решение, которое приняли собственники помещений.

Перечень приложений содержится в п. 20 Приказа Минстроя РФ от 28.01.2019 № 44/пр и включает следующие документы ↓

Реестр собственников помещений. Этот документ помогает их идентифицировать и включает такую информацию:

• ФИО — для физлиц;
• полное наименование и ОГРН — для юрлиц;
• № помещения собственника;
• данные документов о праве собственности на объект;
• форму собственности; 
• данные о площади помещений в МКД и о доле собственников.

Копия уведомления о проведении ОСС. Согласно ч. 5 ст. 45 ЖК РФ, в таком сообщении нужно указать:

• кто выступил инициатором;
• в какой форме пройдет ОСС: очной, заочной или очно-заочной;
• когда, где и во сколько пройдет собрание. Если планируется заочное или очно-заочное ОСС, нужно указать время начала и конца голосования;
• какие вопросы входят в повестку дня. Они должны соответствовать требованиям п. 17 Приказа Минстроя РФ. Например, нельзя, чтобы формулировки толковались неоднозначно;
• как и где участникам ознакомиться с материалами, которые они будут обсуждать на ОСС.

Подтверждение отправки уведомления. Это может быть фото информационной доски в подъезде МКД или другой документ, который докажет, что инициатор сообщил собственникам о собрании. Место, где нужно разместить уведомление, определяется решением ОСС.

Список участников и приглашенных. Перечень таких данных содержится в п. 13-15 Приказа Минстроя РФ.

Документы, которые подтверждают полномочия представителя. Они должны доказать, что у человека есть право голосовать от имени собственника, который не смог лично принять участие в ОСС. Можно предоставить как оригиналы документов, так и их копии.

Материалы, которые участники рассмотрели на ОСС. Если собственники обсуждали договор управления, аренды общего имущества или другой документ, его нужно прикрепить в качестве приложения к протоколу.

Письменные решения участников ОСС. В законе нет точной формы бюллетеней, но в ч. 5.1 ст. 48 ЖК РФ зафиксировано, что нужно в них указать:

• информацию об участнике;
• данные документа о праве собственности на помещение;
• решения по вопросам повестки дня. Их нужно выразить в виде одной из трех формулировок: «За», «Против» или «Воздержался».

Рекомендации по оформлению бюллетеней также давал Минстрой РФ в письме от 05.10.2017 № 35851-ЕС/04. Ведомство рассмотрело частные случай, из-за которых решения могут или не могут исключить из подсчета голосов. Например, если в бюллетени есть исправления или технические ошибки, то ее должны учесть, если собственник поставил на документе личную подпись и надпись «Исправленному верить».

Список приложений законом неограничен, поэтому ОСС может дополнить его другими документами.

Содержание протокола

Согласно п. 4 Приказа Минстроя РФ, в протокол нужно включить:

• наименование документа;
• № протокола и его дату, то есть когда инициатор закончил подсчитывать голоса;
• дату и место проведения ОСС; 
• содержательную часть протокола с заголовком;
• информацию о месте, где хранятся протоколы собраний и решения участников.

В содержательной части протокола есть две части — вводная и основная.

Вводная часть включает информацию о:

• инициаторе ОСС: для юрлиц — полное наименование и ОГРН; для физлиц — ФИО, а также № помещения и данные документа о праве собственности;
• председателе, секретаре и лицах, которые подсчитывали голоса: ФИО, № помещения собственника и данные документа о праве собственности. Исключение — вопрос о выборе этих лиц есть в повестке дня;
• участниках собрания и приглашенных лицах;
• общем числе голосов собственников;
• сумме голосов участников ОСС;
• общей площади квартир и нежилых помещений в МКД;
• повестке дня;
• кворуме.

Основная часть строится из нескольких разделов: один блок включает один вопрос повестки дня. Обычно эта часть выглядит в виде таблицы с тремя колонками: «№ вопроса», «Решение ОСС», «Итоги голосования». 

Вопросы должны совпадать с повесткой дня в сообщении о проведении ОСС. Если собственники голосовали по нескольким вопросам, их нужно пронумеровать и расположить в том порядке, в каком участники собрания их обсуждали.

Подписи на протоколе

Составить протокол — задача секретаря ОСС. В конце он ставит свою подпись, а также отдает документ на подпись председателю и счетной комиссии. Рядом нужно указать дату составления. Если собственники не избирали эти кандидатуры на собрании, то нужна только подпись инициатора.

Сроки, в которые нужно составить протокол 

Протокол нужно не только правильно оформить, но и вовремя опубликовать для собственников помещений. Согласно ч. 3 ст. 46 ЖК РФ, инициатор должен это сделать не позднее 10 дней с того дня, как прошло собрание или закончился срок приема письменных решений.

Если вам нужна помощь в проведении ОСС, подайте заявку на нашем сайте. Мы поможем правильно сформулировать вопросы повестки дня, подготовим образцы бюллетеней и регистрационные листы, подсчитаем голоса и составим итоговый протокол.