Что входит во внутреннюю документацию ТСЖ

Рассказываем, какие документы потребуются собственникам помещений, если они решили создать ТСЖ.

Какой список документов должен быть в ТСЖ

Внутренняя документация товарищества включает три группы материалов: основные, кадровые и дополнительные.

Основные документы

ТСЖ — юрлицо, поэтому в первую очередь к основным относятся учредительные документы: устав, свидетельство о госрегистрации, лист записи в ЕГРЮЛ, протокол общего собрания собственников об образовании ТСЖ. Эти документы надо оформлять при регистрации товарищества в налоговой.

К обязательным документам также относятся:

• Реестр членов ТСЖ. Он должен включать информацию, которая позволяет установить личность участников и связываться с ними, а также размер их долей в праве на общее имущество. Список составляют на основании сведений из заявлений, которые люди подают, чтобы вступить в товарищество. 
• Протоколы разных собраний, которые проходят в МКД: членов ТСЖ, собственников, заседаний правления.
• Договоры на предоставление услуг и выполнение работ. Сюда относятся соглашения с РСО, подрядчиками, юристами, аварийно-диспетчерскими службами и собственниками, которые не вступили в ТСЖ.
• Финансовые документы: сюда входит, например, бухгалтерская отчетность, годовые сметы расходов и доходов и отчеты по их исполнению.
• Печать товарищества.

Кадровые документы 

Если в организации трудоустроены сотрудники — к примеру председатель правления и бухгалтер, товариществу нужна кадровая документация. В нее входят:

• трудовые договоры и дополнительные соглашения;
• должностные инструкции сотрудников;
• штатное расписание;
• графики отпусков;
• приказы о приеме сотрудников на работу, увольнении, отпусках и других кадровых перемещениях;
• положения об оплате труда;
• журналы учета рабочего времени, трудовых книжек и выдачи справок.
• документы, которые регулируют порядок обработки персональных данных (ПДн) сотрудников.

Дополнительные документы

«Дополнительные» документы не значит необязательные. Они тоже должны быть в ТСЖ, так как необходимы для управления МКД и обслуживания общего имущества.

Какие документы относятся к дополнительным:

• Техдокументация на МКД. Товарищество получает ее от предыдущей организации, которая управляла домом.
• Положение о правлении ТСЖ и его председателе.
• Положение о ревизионной комиссии.

Сколько нужно хранить внутренние документы ТСЖ

Период хранения документов зависит от их типа. Все сроки можно найти в Приказе Росархива от 20 декабря 2019 года N 236.

Например, устав и другие учредительные документы надо хранить бессрочно. Аналогичные правила действуют для годовых отчетов об исполнении смет, бухгалтерской (финансовой) отчетности, штатного расписания и положений об обработке ПДн.

Тип документа	Срок хранения
Расчеты по страховым взносам	50 или 75 лет
Карточки учета выплат, других вознаграждений и страховых взносов для каждого сотрудника	6 лет
Документы о численности, составе и движении персонала	5 лет
Трудовые договоры	50 или 75 лет
Согласие на обработку ПДн	3 года
Должностные инструкции сотрудников	50 или 75 лет
Графики отпусков	3 года
Приказы об отпусках	5 лет
Договоры с подрядчиками	5 лет после истечения срока действия договора

Период хранения «50 или 75 лет» означает: действие документов закончилось до 1 января 2003 года — их надо хранить 75 лет, после этой даты — 50 лет.

Где хранить внутренние документы ТСЖ

Хранить документацию ТСЖ нужно в сейфе, шкафу под замком или специальном помещении. Например, в офисе, нежилом помещении, которым владеет товарищество, или другом месте. Главное, чтобы посторонние лица не могли получить несанкционированный доступ к документам.

Некоторые документы содержат ПДн жильцов — например реестр членов ТСЖ. Поэтому товарищество должно обеспечить безопасность личной информации людей, иначе есть риск получить штраф. В 2025 году ответственность за нарушение правил обработки ПДн ужесточили. Подробнее читайте в статье.

Документы можно хранить не только в бумажном формате, но и в электронном архиве. Так их удобнее организовать, однако надо обеспечить надежную защиту данных от несанкционированного доступа и утечки.

Некоторые документы нужно передавать на хранение в орган ГЖИ. Это касается оригиналов протокола общих собраний и решений собственников. Также в первом квартале каждого года в инспекцию надо направлять копию реестра членов ТСЖ.

Читайте также: «Куда надо направить решения и протокол после общего собрания»

Что учесть при разработке устава ТСЖ

Устав нужно утвердить на общем собрании собственников, на котором участники решили образовать ТСЖ. Значит, документ надо разработать заранее, вынести в повестку дня вопрос о его утверждении и предоставить в качестве материалов ОСС.

Чтобы утвердить устав, нужно собрать большинство голосов от всего количества голосов собственников помещений в МКД, согласно ч. 2 ст. 135 ЖК РФ. Затем документ надо направить в налоговую для госрегистрации.

Если содержание устава нужно изменить или утвердить новую редакцию, то корректировки одобряет уже не ОСС, а общее собрание членов товарищества, согласно ч. 2 ст. 145 ЖК РФ. Поправки принимаются большинством голосов от всего количества голосов участников в силу ч. 4 ст. 146 ЖК РФ.

Изменения в уставе вступают в силу только после их госрегистрации. Пока собственники не завершили процедуру, действует предыдущая редакция документа.

Какие документы могут запросить собственники помещений и члены ТСЖ

Согласно ч. 3 ст. 143.1 ЖК, члены ТСЖ и другие собственники помещений вправе изучить такие документы:

• устав организации;
• свидетельство о госрегистрации юрлица;
• реестр членов ТСЖ;
• бухгалтерская (финансовая) отчетность ТСЖ;
• годовые сметы доходов и расходов и отчеты об их выполнении;
• заключение аудиторской проверки;
• заключения ревизионной комиссии;
• документы на имущество, которое отражается на балансе организации;
• протоколы ОСЧ, заседаний правления и ревизионной комиссии;
• документы, которые удостоверяют результаты голосования на ОСЧ: бюллетени, доверенности или их копии, письменные решения участников при проведении заочного ОСС;
• техдокументация на МКД и другие документы, которые касаются управления домом.

Члены ТСЖ могут расширить список документации, с которой собственники вправе ознакомиться. Для этого надо провести ОСЧ и включить типы документов в решение собрания или устав.

Товарищество должно предоставить собственникам лишь возможность ознакомиться с оригиналами документов, например, в офисе. Обязанность выдать жильцам копии законом не предусмотрена, но ее можно включить в устав или решение ОСЧ. В остальных случаях собственники должны сами оплачивать создание копий документов.

Про сроки направления документов читайте в статье «Какую информацию ТСЖ должно предоставлять по запросу собственников помещений»

За 6 лет мы помогли создать более 350 управляющих организаций и ТСЖ. Если вам тоже нужна юридическая помощь в подготовке внутренней документации и регистрации товарищества, оставьте заявку на сайте. Мы учтем ваши пожелания и потребности при разработке устава и других документов.